Informasi layanan IT

Panduan Ringkas Pengguna Layanan

Mulai dari membuat tiket sampai memeriksa hasil penanganan. Ikuti langkah berikut untuk melaporkan gangguan atau mengajukan kebutuhan IT melalui akun institusi Anda.

Alur singkat

Masuk → Buat Tiket → Isi dan kirim → Pantau Tiket Saya → Balas komentar → Periksa hasil → Konfirmasi.

1. Masuk dan pilih jenis tiket

Gunakan email institusi dan password akun aktif. Pilih Buat Tiket, lalu pilih alur yang sesuai:

Laporkan Gangguan: Untuk sesuatu yang sebelumnya berfungsi tetapi kini bermasalah, misalnya printer tidak mencetak atau aplikasi tidak dapat dibuka.
Ajukan kebutuhan: Untuk hardware, software, atau layanan baru/tambahan, misalnya monitor, instalasi aplikasi, pembuatan akun, atau dukungan kegiatan. Pilih jenis request sebelum mengisi formulir.

2. Isi formulir dengan informasi yang jelas

Nama dan unit mengikuti akun Anda. Pilih lokasi dan kategori yang paling sesuai.
Isi judul singkat, nama perangkat/aplikasi/layanan, dan deskripsi yang mudah dipahami.
Untuk gangguan: tulis gejala serta pesan error; tambahkan waktu mulai gangguan dan langkah yang sudah dicoba jika diketahui.
Untuk request: tulis spesifikasi atau rincian layanan, alasan kebutuhan, tanggal dibutuhkan (hari ini atau setelahnya), dan jumlah untuk hardware/software.
Pilih cakupan pengguna sesuai keadaan. Tim IT akan meninjau prioritas penanganan.
Jika diperlukan, lampirkan foto, screenshot, atau dokumen JPG, PNG, atau PDF maksimal 5 MB. Jangan sertakan password atau OTP. Jika pengiriman gagal, pilih ulang file lampiran.

Contoh laporan yang membantu

Judul: Printer BAAK tidak bisa mencetak. Rincian: Printer di ruang BAAK menampilkan pesan “Paper Jam” sejak pukul 09.00. Sudah diperiksa kertasnya, tetapi pesan tetap muncul. Seluruh staf BAAK tidak dapat mencetak.

Periksa kolom wajib, lalu klik Kirim Laporan Gangguan atau Kirim Request. Setelah berhasil, Anda diarahkan ke detail tiket. Simpan nomor tiket untuk tindak lanjut.

3. Pantau dan balas tim IT

Buka Tiket Saya, gunakan filter Jenis tiket bila perlu, lalu klik nomor tiket. Pada detail, periksa status, teknisi, komentar, lampiran, catatan penyelesaian, dan Aktivitas. Pencarian, pengelompokan, serta pengurutan tabel membantu membaca data pada halaman yang sedang tampil.

Saat status Menunggu Pelapor, baca komentar terbaru dan kirim jawaban melalui Kirim Komentar. Gunakan tiket yang sama untuk informasi tambahan. Tim IT melanjutkan pengerjaan setelah meninjau jawaban Anda.

4. Periksa hasil sebelum menutup tiket

Saat status Selesai, baca catatan penyelesaian dan periksa hasilnya:

Gangguan sudah teratasi: Uji kembali perangkat atau aplikasi, lalu klik Sudah Selesai. Jika masih gagal, klik Masih Bermasalah dan jelaskan hasil pengujian melalui komentar.
Request sudah dipenuhi: Periksa barang, software, atau layanan yang diterima, lalu klik Sudah Diterima. Jika belum sesuai, klik Belum Sesuai dan jelaskan kekurangannya melalui komentar.

Konfirmasi yang sesuai mengubah status menjadi Ditutup. Pilihan belum sesuai mengembalikan tiket ke Sedang Ditangani. Untuk masalah baru setelah tiket ditutup, buat tiket baru dan sebutkan nomor tiket lama bila berkaitan.

Bantuan cepat

Tidak dapat masuk atau lupa password?: Hubungi tim IT untuk pemeriksaan akun atau reset password. Setelah masuk, perubahan password tersedia melalui menu Akun.
Tidak menemukan unit, lokasi, atau kategori?: Hubungi tim IT/administrator untuk memeriksa data. Administrator dapat membantu mencatat tiket atas nama pelapor.
Belum menerima email pembaruan?: Tetap pantau Tiket Saya dan komentar pada aplikasi. Pengiriman email bergantung pada konfigurasi layanan email.
Kapan tiket selesai?: Tanyakan perkembangan melalui komentar. Penanganan mengikuti peninjauan tim IT, dampak, antrean, serta ketersediaan perangkat atau layanan.